Что такое блок схема бизнес процесса. Схема бизнес-процесса

Содержание

Бизнес-процессы — основа эффективного управления предприятием

Что такое блок схема бизнес процесса. Схема бизнес-процесса

Бизнес-процесс (процесс) — это совокупная последовательность действий по преобразованию ресурсов, полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для потребителя, на выходе.

Благодаря такому определению, становится понятно, что бизнес-процессы существуют внутри каждой организации, независимо от того, формализованы они или нет. В организации может быть принят функциональный подход к управлению, который рассматривает компанию как набор подразделений, каждое из которых исполняет определенные функции.

В этом случае отдельные подразделения ориентированы на выполнение своих собственных показателей, но не всегда — на конечный результат компании, что может вызвать конфликт интересов между подразделениями и отрицательно сказываться на общей результативности бизнеса.

Приведем типичный конфликт («грозовую тучу», в терминах Теории ограничений) между отделами продаж и закупа торговой компании.

Отдел продаж для увеличения оборота требует обеспечить максимально возможный ассортимент и поддерживать постоянное наличие товара на складе, а отдел поставок закупает узкий ассортимент товара большими партиями, потому что его главный показатель работы — получение более низкой цены от поставщика для снижения затрат — никак не связан с увеличением объема продаж компании.

Преимущества процессного подхода перед функциональным

Процессный подход рассматривает бизнес как набор процессов — основных бизнес-процессов, управляющих процессов (ставящих цели) и поддерживающих.

Основные бизнес-процессы — это процессы, которые непосредственно зарабатывают деньги.

Поддерживающие — процессы, без которых не могут существовать основные бизнес-процессы, это процессы обеспечения разнообразными ресурсами.

Каждый бизнес-процесс имеет:

  • свою определенную цель, подчиненную общей цели компании;
  • владельца, который может управлять ресурсами и отвечает за исполнение процесса;
  • ресурсы;
  • систему контроля качества и исправления ошибок;
  • систему показателей процесса.

Совокупность всех действий по преобразованию материалов и информации в законченный продукт для клиента называется потоком создания ценности.

Поток создания ценности удобно представлять графически — в виде карты бизнес-процессов. На рисунке ниже изображена карта бизнес-процессов компании.

Карта позволяет наглядно увидеть поток создания ценности в целом, понять последовательность и взаимосвязь процессов, а также возможности улучшения.

Технология описания бизнес-процесса делает все операции компании прозрачными и понятными, позволяет анализировать операции и находить в них проблемы, приводящие к сбоям.

Главное, что бизнес-процессы позволяют понимать взаимодействие между разрозненными подразделениями: что, кому и для чего они передают или принимают на каждом этапе.

Как следствие, процессный подход значительно упрощает адаптацию новых сотрудников и снижает зависимость работы компании от человеческого фактора. Важно, что процессная система упрощает управление операционными расходами.

Наличие проработанной системы бизнес-процессов значительно упрощает приведение деятельности компании на соответствие требованиям стандартам качества ISO 9001:2015. В условиях свершившегося вступления России в ВТО, соответствие предприятия стандартам ISO 9001:2015 становится важным конкурентным преимуществом.

Внедрение СМК на предприятии в обязательном порядке требует создания и описания бизнес-процессов.

Разработка бизнес-процессов

Рассмотрим порядок разработки бизнес-процессов. Для начала необходимо создать рабочую команду проекта из сотрудников компании. Обычно, одной рабочей команды бывает недостаточно. Тогда к ее деятельности привлекают временную группу из подразделений клиентов и поставщиков конкретного бизнес-процесса, которые обеспечивают входы, выходы и ресурсы бизнес-процесса.

Чтобы понять, как функционирует система и сохранить накопленный опыт, сначала записывают, как процесс реально функционирует сейчас.

Нужно помнить, что целью описания является выявление связей между предпринимаемыми действиями, а не фиксирование мельчайших подробностей.

Поэтому описание бизнес-процессов рекомендуется стандартизовать, используя стандартные формы и карты процесса.

Описывать бизнес-процесс рекомендуется методом последовательных приближений. После завершения описания бизнес-процесса рекомендуется провести работу по его улучшению (повторить цикл действий до получения приемлемого результата).

В описании бизнес-процесса можно выделить следующие разделы:

  • Стандартные формы бизнес-процесса
  • Карта бизнес-процесса
  • Маршруты бизнес-процесса
  • Матрицы бизнес-процесса
  • Блок-схемы бизнес-процесса
  • Описание стыков бизнес-процесса
  • Вспомогательные описания бизнес-процесса
  • Развернутое описание бизнес-процесса
  • Документирование бизнес-процесса
  • Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса
  • Регламент выполнения бизнес-процесса

Рассмотрим подробнее каждый этап.

1.Стандартные формы описания бизнес-процесса

Рекомендуем использовать типовой образец стандартной формы описания бизнес-процесса. Это позволит добиться единого подхода к фиксированию процесса разными людьми, что затем значительно облегчит анализ процессов.

2.Карта бизнес-процесса

Карта бизнес-процесса — графическое представление бизнес-процесса в виде блок-схемы. Обратите внимание, что каждому участнику бизнес-процесса соответствует отдельный столбец. Строки — это временные интервалы. Оформленная карта позволяет синхронизировать операции и проследить путь прохождения информации между подразделениями компании.

На этапе составления карты бизнес-процесса, от сотрудника, выполняющего эту работу, не требуется компетенции в области описываемых процедур бизнес-процесса. Он только фиксирует знания исполнителей, что и как они делают. Необходимо получить ответы на вопросы:

  • Каким документом завершается рабочий цикл, чтобы его можно было начать сначала?
  • Кому передается этот документ?
  • Что этому предшествует?
  • Кто вовлечен в этот процесс внутри и вне организации?
  • Кто выдает задание для запуска процесса?

Рекомендация

При составлении карты бизнес-процесса следует воспользоваться популярной вопросной формулой 5W1H. Коротко, это 5 вопросов W:

  • Who?(Кто совершает данную операцию?)
  • Why? (Почему или зачем выполняется эта операция?)
  • What? (Что представляет собой эта операция?)
  • When? (Когда нужно проводить данную операцию?)
  • Where? (Где производится операция?)

и один вопрос H

  • How? (Как совершается эта операция? Можно ли сделать это иначе или внести улучшения?).

Если карта получается слишком сложной — это сигнал о том, что в управлении организацией нет должного порядка.

3. Маршруты бизнес-процесса

В реальных бизнес-процессах часто участвует несколько подразделений предприятия. Для них необходимо распределить роли в процессе. Кроме того, встречаются ветвления и параллельные действия.

Поэтому представление в виде маршрутов очень удобно. Маршруты дают нам  логистическую схему процесса — движение материалов, людей, денежных и информационных потоков.

Блок-схемы используются для расшифровки логики действий команды.

4. Матрицы бизнес-процесса

Матрица (таблица) анализа взаимодействия процессов позволяет выделить самые важные бизнес-процессы, установить их взаимосвязь и оценить степень влияния процессов на функционирование СМК.

Анализ цепочки процессов обнаруживает, что обмен информацией идет между всеми подпроцессами. Цепочка процессов идет из левого верхнего угла в правый нижний. Внутренние отношения «поставщик-потребитель» показаны как прямоугольники, в которых указаны требования для действий, выполняющихся ранее.

5. Составление блок-схемы бизнес-процесса

Блок-схема процесса представляет собой наглядную схему всей цепочки взаимоотношений между всеми участниками бизнес-процесса (потребителями, поставщиками и исполнителями). В процессе составления блок-схемы ставятся вопросы:

  • Сопоставима ли ценность от данного бизнес-процесса с затратами на его проведение?
  • Насколько он интегрирован с другими бизнес-процессами?
  • Могут ли быть сразу обнаружены ошибки этого бизнес-процесса?
  • Что сделано для улучшения и обеспечения качества этого бизнес-процесса?

6. Описание стыков бизнес-процессов

Труднее всего описывать деятельность предприятия на стыках бизнес-процессов. Согласие между собственниками процессов иногда получить очень сложно.

Рекомендация

Сначала составьте описание выходов. Сначала впишите их в реестр, затем определите показатели результативности и значения, к которым нужно стремиться. Опишите процесс измерения этих показателей. Продумайте возможность перехода от них к другим показателям эффективности, интересующим других пользователей.

Затем составьте аналогичное описание входов.

7. Вспомогательные описания бизнес-процессов

В качестве вспомогательно описания используются компоновочные схемы, мнемосхемы, диаграммы Ганта и сетевые графики. Две последние удобно использовать для процессов управления проектами.

8. Развернутое описание бизнес-процессов

Развернутое описание бизнес-процесса может быть в любой удобной для предприятия форме, но должно содержать основные положения:

  • полное наименование бизнес-процесса;
  • код бизнес-процесса;
  • определение бизнес-процесса, раскрывающее его основное содержание;
  • цель бизнес-процесса;
  • владелец бизнес-процесса, отвечающий за перспективное планирование процесса;
  • руководитель бизнес-процесса, отвечающий за текущее ведение процесса;
  • нормативы бизнес-процесса;
  • входы бизнес-процесса (потоки, поступающие извне и подлежащие преобразованию);
  • выходы бизнес-процесса (результаты преобразования);
  • ресурсы, которыми располагает бизнес-процесс;
  • бизнес-процессы внутренних и внешних поставщиков — источники входов;
  • бизнес-процессы потребителей — пользователи результатов рассматриваемого бизнес-процесса;
  • измеряемые параметры процесса;
  • показатели результативности процесса.

9. Документирование бизнес-процесса

Бизнес-процессы, входящие в систему СМК, подлежат документированию. Наиболее удобной формой описания является процедура. Бизнес-процесс может быть описан одной или несколькими процедурами, в зависимости от сложности. Удобно сделать единый вид для описания всех бизнес-процессов.

10. Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса

Бизнес-процесс должен быть охарактеризован некими показателями, чтобы процесс можно было измерить и оценить его эффективность. Все показатели входят в 4 основные группы:

  • качество;
  • время выполнения;
  • количество;
  • издержки.

Кроме того, принято выделять особые группы — группу индикаторов бизнес-процесса, группу требований, группу обеспечения желаемого протекания процесса, группу рекомендаций.

Группа индикаторов бизнес-процесса показывает степень достижения цели.

Группа требований включает в себя:

  • человеческие ресурсы;
  • инфраструктура;
  • условия производственной среды.

Группа обеспечения желаемого протекания процесса:

  • информация;
  • инструкции по выполнению работ;
  • время.

Группа рекомендаций:

  • финансы;
  • логистика;
  • поставщики;
  • партнеры и т.д.

11. Регламент выполнения бизнес-процесса

Крупные бизнес-процессы целесообразно оформлять в виде отдельного документа «Регламента выполнения бизнес-процесса». Остальные бизнес-процессы могут быть оформлены в виде положений о подразделении и должностных инструкций.

В регламент следует заложить требования, обеспечивающие соответствие циклу Шухарта-Деминга:

  • определение плановых показателей бизнес-процесса на следующий период;
  • анализ владельцем бизнес-процесса отклонений от нормального хода процесса и их документирование;
  • анализ результативности корректирующих мероприятий;
  • формирование отчетности для вышестоящего руководства.

Разработка и описание бизнес-процессов — первый шаг на пути внедрения СМК на предприятии. Впереди — постоянная и кропотливая работа по их доведению до всего персонала, анализу и, в случае необходимости, внедрению корректирующих действий.

Еще рекомендуем

Источник: https://www.u-b-s.ru/publikacii/biznes-processy.html

Схема бизнес процесса

Что такое блок схема бизнес процесса. Схема бизнес-процесса

Залог успеха любой компании или предприятия – четкое планирование всех аспектов собственной деятельности. Каждый этап любого бизнес-процесса должен быть выполнен вовремя и давать ожидаемый результат.

Достижение подобной четкости в работе возможно только при условии того, что каждый сотрудник понимает отведенную ему роль. Чтобы достигнуть такого понимания, многие успешные компании используют блок-схемы бизнес-процессов.

Что такое схема бизнес-процесса и для чего она нужна?

На сегодня в практике управления бизнесом существует несколько подходов к описанию бизнес-процесса. Наиболее простой – это описание каждого этапа в виде текстового документа, так называемого бизнес-регламента. Но проанализировать информацию, представленную в таком виде, неудобно, а искать пути оптимизации структуры производства или организации продаж – очень трудно.

Более современным приемом является составление блок-схем. На этих диаграммах блоками с небольшим текстовым описанием обозначают этапы бизнес-процесса, а стрелками – последовательность этапов и систему взаимосвязей между ними. У такого метода предоставления информации есть ряд преимуществ:

  • Универсальность. Он подходит и для отражения структуры торгового процесса интернет-магазина, и для описания производственных процессов промышленного предприятия, и для решения многих других задач;
  • Наглядность. Даже сложные и разветвленные процессы, такие как закупки материалов или ведение бухгалтерии и операций склада с помощью блок-схемы можно представить в понятном виде;
  • Возможность использования чужого опыта. Можно найти готовые шаблоны бизнес-процессов и оптимизировать их под собственные условия.

Благодаря такому набору плюсов блок-схемы пользуются все большей популярностью.

Основные виды блок-схем

В настоящее время разработаны и внедрены в производство различные виды блок-схем. Управляющее звено компании решает, какой вариант использовать, исходя из специфики  деятельности  и возможностей каждой методики в отображении информации.

Внимание! Схемы составляются как с помощью компьютерных программ широкого назначения, так и с использованием специализированных программных продуктов.

Вот несколько наиболее распространенных видов схем бизнес-процессов:

  • Простая схема, без символов и диаграмм. В такой схеме используется минимум графического оформления, а информации представляется в виде коротких текстовых пояснений. Такие схемы хороши для описания процессов технического обслуживания различных механизмов или производства сборочных единиц;
  • Блок-схема с использованием специальных символов позволяет отразить систему взаимосвязей между этапами более наглядно. Они несколько более сложны. Для создания такой схемы нужно использовать специальное программное обеспечение. Такой схемой можно отразить организацию учета ТМЦ на предприятии или этапы обработки продукции на предприятии общепита;
  • Схемы с использованием графов приоритета. В них в виде блоков отражены задания по производству определенного товара с раскладкой по времени выполнения, а стрелками показаны переходы от одного задания к другому. Такие схемы позволяют видеть места с необходимостью приоритетного снабжения, что позволяет организации внедрять в жизнь оптимизационные решения;
  • Графически-описательные представления. Эти схемы представляют бизнес-процесс в табличной форме. Такие схемы позволяют отслеживать расход времени, а значит обеспечивать оптимальную занятость персонала.

Внимание! Представленная классификация отражает лишь общие особенности каждого типа. Для решения конкретных задач каждый тип может видоизменяться, что делает каждую блок-схему уникальной.

К примеру, принципы бюджетирования средств в организации работы юридического отдела промышленной компании и пищеблока в детском саду одинаковы, но для отражения специфических нюансов в схемы можно вносить различные дополнительные блоки.

Как строится блок-схема бизнес-процесса?

Чтобы построить схему бизнес-процесса, нужно для начала представить, какой круг задач она должна решить. В процессе построения нужно отталкиваться от адресата. Ответьте на вопрос: кому схема окажет помощь? Представив адресата, вы сможете должным образом структурировать материал, определить степень детализации блок-схемы и ее сложность.

Вот пример алгоритма построения схемы, который может становиться основой для создания большинства подобных разработок:

  • Сначала следует определить границы процесса. На этом этапе один процесс отделяется от другого. Каждая схема должна иметь начало и конец.
  • Затем нужно составить путь от начала к концу. Здесь нужно приводить только основные этапы, отрабатывать всевозможные развилки и нюансы нужно будет потом.
  • Третий этап – это отработка развилок. Правила построения подобных схем говорят, что чем больше предусмотрено вариантов, тем более работоспособна будет схема. Каждое ответвление должно вести к определенному конечному результату, по достижении которого работа будет считаться выполненной.
  • Если в бизнес-процессе задействовано более одного участника (а так обычно и бывает), потребуется разграничить сферы ответственности. Неважно, идет речь о создании сайта, ремонте какого-либо аппарата или обслуживании клиента – работой занимается команда, и каждый ее участник должен четко понимать, когда настала его очередь включиться в работу.
  • Дальше на схеме нужно поместить сведения об используемых мощностях, оборудовании, программах и т.д. Это позволит избежать накладок, связанных с тем, что оборудование уже оказывается занятым в данный момент.
  • Чтобы оценить эффективность работы каждого участка схемы, нужно предусмотреть критерии, по которым будет осуществляться контроль. Это может быть процент брака, скорость выполнения конкретной операции и многие другие параметры. Единственное условие – они должны быть четкими и количественно измеряемыми по объективным методикам.

Важно! Завершающий этап работы со схемой – соотнесение ее с другими бизнес-процессами. 

Схема бизнес-процесса продажи товара

Работа отдела продаж может стать отличным полигоном для обкатки идей, изложенных в этой  статье. Труд каждого работника этого отдела представляет собой цепочку последовательных операций.

Грамотно продуманная схема процесса позволит сотруднику выполнять свои обязанности эффективно, а менеджеру – контролировать ход бизнес-процесса и своевременно осуществлять оптимизационные решения. Поэтому блок-схемы высоко востребованы в этой отрасли бизнеса.

Как описывать и внедрять бизнес-процессы в компании? Данное видео поможет вам в этом вопросе:

Источник: https://dengikupera.ru/biznes/shema-biznes-protsessa/

Описание бизнес-процессов: стремление к простоте

Что такое блок схема бизнес процесса. Схема бизнес-процесса

В статье рассмотрены вопросы выбора нотации для описания процессов с целью последующей регламентации.

Сравниваются между собой часто используемые нотации Work Flow, такие как: «Простая блок-схема» в MS Visio, «Процедура» Business Studio, нотация ARIS eEPC и другие.

При сравнении нотаций основное внимание уделяется вопросам создания простых и понятных сотрудникам организации схем процессов.

Для бизнес-аналитиков компаний тезисы, обсуждаемые в статье, — это серьезный повод задуматься, насколько эффективны используемые ими подходы к разработке графических схем процессов организации.

Введение

Одной из важнейших целей формирования графических схем процессов является последующее их использование в регламентирующих документах организации.

По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т. п. Для них очень важна простота и наглядность схем.

Сложные, запутанные схемы, содержащие много различных условных обозначений, плохо воспринимаются людьми, что затрудняет их практическое использование. Поэтому для практических целей важным является корректный выбор и использование нотации (методики) описания процессов.

По каким критериям следует выбирать такую нотацию? Как сравнивать разные нотации между собой? Рассмотрим несколько примеров описания бизнес-процесса при помощи популярных нотаций и попытаемся ответить на эти вопросы.

Сравнение нотаций

Для сравнения были выбраны следующие нотации описания процессов:

  1. «Простая блок-схема» (с отображением движения документов, с использованием блока «Решение»);
  2. «Простая блока-схема» (без отображения движения документов, без использования блоков «Решение»);
  3. «Процедура» системы Business Studio (один из возможных вариантов представления);
  4. ARIS eEPC.

В качестве тестового примера был выбран простой и интуитивно понятный процесс. Результаты описания этого процесса представлены на Рис. 1–4.

Рис. 1. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)

На схеме, представленной на Рис. 1, последовательность выполнения операций процесса во времени показана при помощи жирных стрелок, а движение документов — при помощи тонких пунктирных стрелок. Блоки «Решение» использованы классическим образом.

Они отображают информацию (вопросы), от которых «зависит» последующий ход процесса. Такой подход к использованию «ромбиков» является весьма распространенным. Но фактически, вся логика принятия решений и формирования тех или иных выходов (документов) должна заключаться внутри операций процесса.

Если задуматься, то ценность (смысл) рисования этих «ромбиков» не является очевидным. Что это за объекты: операции процесса, события? Вроде бы, ни то, и ни другое. Это скорее операторы принятия решения по какому-либо условию.

Но ведь мы разрабатываем схему процесса для людей, а не пишем компьютерную программу на специальном языке. В компьютерной программе «ромбик» был бы полноценной операцией сравнения условий и т. п.

Но на схеме процесса нужно показывать реальные объекты — процессы, выполняемые людьми, документы, информационные системы и т. п. Задумайтесь, корректно ли показывать «ромбики» отдельно от операции процесса на схеме? Вместо этого можно:

  • Описать логику принятия решения в виде последовательность операций на схеме рассматриваемого процесса;
  • Описать логику в виде схемы шагов соответствующего подпроцесса, переходя на уровень ниже;
  • Описать логику текстом (в текстовых атрибутах операции) и в последующем вывести в регламент выполнения процесса.

Сформулируем «плюсы» и «минусы» рассмотренного выше (Рис. 1) способа использования «ромбиков».

«Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)

«Плюсы» «Минусы»
  1. Наглядное отображение «логики» выбора тех или иных выходов процесса;
  2. Акцентирование внимания исполнителя на точку принятия решения/ветвление процесса в зависимости от условий.
  1. Вынос логики принятия решения «наружу» операции процесса (некорректно с точки зрения формальной декомпозиции процессов);
  2. Неудобно документировать процесс (приходится дублировать «ромбики» текстом при формировании текстового описания операции);
  3. Схема процесса становится информационной перегруженной;
  4. «Ромбики» часто используются слишком формально, без реальной необходимости.

По мнению автора статьи, рассмотренный на Рис. 1 способ применения блоков «Решение» («ромбиков») является некорректным с точки зрения бизнес-моделирования.

На Рис. 2 показан пример того же самого процесса, только описанного без использования блоков «Решение» и документов. Легко проверить, что на этой схеме на 24 графических элемента меньше, чем на схеме Рис. 1. Схема Рис. 2 выглядит гораздо проще.

От графических элементов не рябит в глазах, а с точки зрения информативности эта схема вполне понятна и доступна конечному пользователю.

Если для каждой операции процесса описать требования к ее выполнению текстом, то комбинируя табличную и графическую формы представления, можно вполне адекватно описать порядок исполнения процесса для сотрудников компании.

Рис. 2. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»)

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на Рис. 2, показаны ниже.

«Простая блок-схема» в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»)

«Плюсы» «Минусы»
  1. Простота и наглядность для исполнителя;
  2. На лист можно поместить больше информации, чем в случае формата, использованного на Рис. 1.
  1. «Логика» принятия решений скрыта внутри операций процесса;
  2. Графическую схему целесообразно сопровождать таблицей с текстовым описанием операций процесса.

В целом, применение схем в формате, подобном представленному на Рис. 2, является удобным как для разработчиков, так и для сотрудников, работающих по этим схемам.

На Рис. 3 представлена схема процесса, сформированная в нотации «Процедура» среды моделирования Business Studio. Схема имеет несколько особенностей. Во-первых, блоки «Решение» использованы нестандартным образом — не как графический элемент для отображения вопроса и ветвления, а как полноценная операция процесса, связанная с принятием решений.

В Business Studio «ромбик» обладает почти всеми атрибутами полноценного процесса, но не может быть декомпозирован (возможно, разработчики системы со временем сделают такую возможность). Использование «ромбика» (вместо четырехугольника) делает схему нагляднее.

При этом в атрибуты «ромбика» можно внести любую текстовую информацию: описание, начало, завершение, требование к срокам и т. п.

Второй особенностью схемы процесса, представленной на Рис. 3, является применение стрелок. Для отображения последовательности операций можно использовать стрелку с одним наконечником — стрелку «предшествования».

Для отображения движения документов можно использовать стрелку с двумя наконечниками. Однако в Business Studio можно обойтись использованием только одного типа стрелок — стрелками «предшествования».

При этом к именованным стрелкам можно привязывать необходимое количество документов, которые определены в справочнике объектов деятельности.

Такой подход дает возможность:

  • Существенно сократить количество графических элементов на схеме процесса, и при этом;
  • Вывести в регламент процесса необходимую информацию о входящих и исходящих документах.

Таким образом, не загромождая схему лишними элементами, мы можем, тем не менее, полно описать процесс и выгрузить в регламент всю необходимую информацию.

Тот факт, что название стрелки не зависит от документов, которые к ней привязаны, позволяет именовать стрелки на схеме максимально понятным и удобным для сотрудников образом. Например, к стрелке предшествования «Подготовлен комплект отчетов» можно привязать комплект конкретных документов.

Название стрелки в этом случае указывает исполнителю на событие, завершившее предыдущую операцию под названием «Сформировать отчет по инкассации за день». (Заметим, что в методологии компании «СТУ» стрелка после операции процесса — это сущность, а не событие.

После блока «Решения» можно показывать возможные результаты решения).

Рис. 3. «Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»)

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на Рис. 3, показаны ниже.

«Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»)

«Плюсы» «Минусы»
  1. Простота представления;
  2. Акцентирование внимания исполнителя на операцию, связанную с принятием решения/ветвлением процесса;
  3. На листе А4 может быть представлено большое количество информации.
  1. Блок «Решение» не декомпозируется;
  2. Неоднозначность в именовании стрелок (возможны разночтения).

В случае применения Business Studio, нотация «Процедура» может быть использована несколько по-разному. Автор статьи склоняется к подходу, представленному на Рис. 3.

На Рис. 4 представлена схема рассматриваемого процесса, разработанная в нотации ARIS eEPC. Заметим, что на схему не поместились некоторые операции процесса.

Эта неполная схема простейшего процесса, выполненная в нотации ARIS eEPC, содержит четыре оператора логики и восемь событий! Сотрудник, читающий схему, должен уметь правильно интерпретировать все эти логические операторы.

Без специального обучения и наличия некоторых навыков чтения подобных схем, рядовой сотрудник вряд ли сможет понять логику рассматриваемого процесса без подробного текстового описания или помощи квалифицированного бизнес-аналитика.

Заметим, что схема процесса в нотации ARIS eEPC занимает существенно больше места, чем схемы, представленные на Рис. 1–3. Трудоемкость формирования такой схемы также существенно выше.

Рис. 4. Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio)

Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio)

«Плюсы» «Минусы»
  1. При формировании схемы выдерживается строгая, формальная логика процесса;
  2. Четко определены все события, возникающие по ходу процесса.
  1. Сложность восприятия;
  2. Значительная трудоемкость формирования схемы;
  3. У сотрудников должны быть специальные навыки и опыт интерпретации подобных схем;
  4. Информационная избыточность;
  5. Занимает слишком много места, что неудобно для документирования.

В целом, если Вы не собираетесь покупать SAP R/3, то выбор и использование нотации ARIS eEPC не является, с точки зрения автора статьи, оптимальным решением. Стоит обратить внимание на более наглядные и интуитивно понятные исполнителям нотации описания процессов. Впрочем, кому-то нотация ARIS eEPC может показаться более наглядной и понятной. До определенной степени, это вопрос вкуса.

Описание процесса для целей последующей автоматизации

Интересно рассмотреть приведенный выше пример описания бизнес-процесса в случае, если он представлен в нотации BPMN 2.0. Это нотация предназначена для описания «исполняемых» процессов, т. е. процессов которые поддерживает система BPM.

Своим мнением об использовании BPMN 2.0. делится А. А. Белайчук — Генеральный директор компании «Бизнес-консоль»:

«На Рис. 5 изображен тот же процесс в нотации BPMN. Как мы видим, этот рисунок похож на Рис. 1: в нотации BPMN задачи изображаются прямоугольниками, развилки — ромбами, данные — пиктограммой, похожей на документ. Потоки управления — сплошные линии, потоки данных — пунктирные.

Надо учитывать, что на этой диаграмме задействована только малая часть нотации BPMN: только один вид развилок из 5 имеющихся в палитре, один вид задач из 8.

Помимо более широкой палитры, эту нотацию отличает возможность моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. Кроме того, эта нотация более строгая: в ней определены не только значки, но и правила, по которым они могут сочетаться друг с другом.

Необходимость таких правил диктуется тем, что нотация BPMN ориентирована не только на то, что ее будут читать люди, но и на непосредственное исполнение специальным программным обеспечением — „движком“ BPM-системы.

В то же время, как показывает данный пример, при использовании ограниченного подмножества палитры BPMN оказывается не сложнее привычной блок-схемы. Ну, а тем, кто хочет освоить BPMN профессионально, мы рекомендуем специализированные тренинги bpmntraining.ru.»

Рис. 5. Схема процесса в нотации BPMN 2.0

Практика жизни

На Рис. 6 показан фрагмент схемы процесса, разработанный бизнес-аналитиками вполне конкретной компании в придуманной ими нотации. Схема построена с применением принципов «Простой блок-схемы» — применяется блок «Решение» в своем классическом варианте. Кроме этого, на схеме представлено множество других условных обозначений, использованных не совсем стандартным образом.

Рис. 6. Примеры схемы процесса одной из компаний

Источник: https://www.businessstudio.ru/articles/article/opisanie_biznes_protsessov_stremlenie_k_prostote/

Рисуем схему бизнес-процесса на примере Интернет-магазина. Часть 1

Что такое блок схема бизнес процесса. Схема бизнес-процесса

Чтобы бизнес-процессом можно было эффективно управлять, проводить обучение работников или выполнять работы по автоматизации его необходимо регламентировать. Для этого полезно разработать схемы потока работ с использованием нотации eEPC. Как это делается, рассказывает бизнес-тренер Александр Сагалович.

Изображение с сайта картинки.cc

– Бизнес-процесс – это периодически повторяемая, управляемая деятельность, результатом которой является некоторый ресурс (информационный или материальный), имеющий ценность для конкретного потребителя (клиента). Клиент может быть как внутренний, так и внешний.

Бизнес-процессы компании объединены между собой в структуру. Это иерархическая модель, которая отражает связи между процессами и подразделениями (в том числе и через входы/выходы).

Если провести аналогию с автомобилем, то структура процессов – это общая схема основных узлов и система автомобиля (подвеска, корпус, двигатель, система охлаждения и т. д.).

  Регламент бизнес-процесса – это подробная схема каждого узла, с отображением каждой детали и описанием порядка функционирования деталей и их взаимодействия между собой.

В этой части я хочу рассказать, как отобразить схемы конкретного узла и деталей. Для примера возьмем бизнес-процессы Интернет-магазина.

Будем использовать нотацию eEPC (extended Event-Driven Process Chain – расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями). С ее помощью описываются потоки работ – последовательность действий по выполнению бизнес-процесса с учетом информационных зависимостей и используемых ресурсов.

Нотации eEPC помогает отобразить потоки работ в блок-схемах. На них описываются непосредственно работы/функции, связи между ними, элементы логики потока работ, движение ресурсов и информации, используемые ресурсы, исполнители и т.д.

Преимущества нотации для составления структуры бизнес-процессов: 

  • относительная простота для понимания и применения;
  • в нотации мало жестких правил и ее можно расширять при необходимости;
  • для ее использования не требуется специальное программное обеспечение (хотя такое и существует и делает использование данной нотации более эффективным);
  • потоки работ с помощью данной нотации можно описывать независимо от того, на каком этапе находится проект по внедрению системы управления бизнес-процессами в компании (ее внедрение может вообще не планироваться).

Основные элементы

Главными элементами данной нотации являются два понятия: «Функция» и «Событие». Отображаются они следующим образом:

Рисунок 1. Основные элемента нотации eEPC

Отличие друг от друга функций и событий:

  • Функция – некоторое продолженное действие, имеющее какой-либо результат.
  • Событие – это факт свершения чего-либо, обычно имеет минимальную продолжительность во времени. При этом событие всегда инициирует выполнение функции, а функция (кроме производства результата) заканчивается событием. Чаще всего – фактом производства этого самого результата. И если это еще не конец потока, то последнее событие инициирует выполнение следующей функции и т.д.

Пример. Пользователь интернет-магазина оставил на сайте заявку, а работник магазина получил ее. После чего он проверил остатки нужной позиции на складе и получил выписку остатков. Затем позвонил клиенту по телефону, получил необходимую уточняющую информацию и внес ее в журнал доставок.
В данном примере:

  • «Поступила заявка от клиента» – событие;
  • «Проверить остатки товара» – функция;
  • «Получена выписка об остатках товара» – событие;
  • «Позвонить клиенту» – функция;
  • «Информация от клиента получена» – событие;
  • «Создать запись в журнале заявок» – функция;
  • «Запись в журнале заявок создана» – событие.

На схеме это выглядит так:

Рисунок 2. Фрагмент процесса обработки заявки от клиентов в интернет-магазине

Отмечу, что каждая функция должна инициироваться событием и событием же завершаться.

Обычно последовательности событий и функций располагаются сверху-вниз, реже слева-направо. Они соединяются линиями с направляющими стрелками.

Кроме двух основных элементов в нотации eEPC используются и другие. Рассмотрим их подробнее.

Дополнительные элементы

В нотацию можно добавить следующие элементы:

Рисунок 3. Дополнительные элементы нотации eEPC

Вы можете расширять перечень используемых элементов как угодно. Но не сильно увлекайтесь, так как это затруднит чтение блок-схемы.

Рисунок 4. Варианты элементов, которые можно использовать для расширения нотации eEPC

Зафиксируйте в каком-либо регламентирующем документе этот расширенный перечень и порядок его использования. Это можно сделать в корпоративных правилах построения схем бизнес-процессов или в корпоративном положении о процессном моделировании.

Обратите внимание на элемент «Информация». Этот элемент нужен для отображения нормативных и регламентирующих документов, а также для отображения промежуточной или временной информации.

Промежуточную информацию лучше свести к минимуму, так как ее трудно учитывать и контролировать.

Если эта информация важная – например, устное распоряжение руководства или пожелания клиента – с ней можно сделать вот что:

  • Если есть возможность, переведите такой обмен информацией в задокументированный электронный вид.
  • Если возможности нет, а информация все-таки важная, рекомендую ввести документальное дублирование информации с подтверждением ее отправки от первоисточника (руководителя) и ее получения подчиненным.

Пример. Многие сталкивались с ситуацией, когда руководитель отдает устное распоряжение, которое затем выполняется. После чего может выясниться, что первоначально руководитель имел в виду совсем другое. В итоге получается: распоряжение было выполнено неправильно, исполнитель потерял время на его реализацию и т. д.

В идеале важные распоряжения должны поступать в письменной форме, а исполнитель должен  подтверждать их получение. Но по различным причинам это не всегда возможно. Вот что можно сделать в такой ситуации:

  • Ввести дополнительную штатную единицу помощника руководителя, установить специальное программное обеспечение для контроля исполнения распоряжений и т.д. Тогда все распоряжения будут принимать документальный вид, иметь все важные атрибуты: сроки, ресурсы, ответственных лиц, соисполнителей.
  • Если компания небольшая и «уговорить» руководителя на электронный обмен не получается, можно попробовать переложить часть работы на исполнителей. После получения распоряжения тот сам создает электронное письмо с необходимой информацией, затем отправляет его руководителю с просьбой подтвердить указание.
    Можно разработать шаблон такого письма или вместо электронной почты использовать задачи в MS Outlook, создать специальную таблицу Excel, организовать совместный доступ к документам через Интернет и т.д.
  • То же самое относится и к информации, поступающей от клиента. Получив от него устное пожелание, создайте электронный документ (запись в электронном документе), и по возможности получите у клиента подтверждение, например, по электронной почте.

Без этого трудно контролировать процесс и управлять им при необходимости.

Продолжение следует.

Александр Сагалович

Консультант, бизнес-тренер.Опыт работы на различных позициях в производственных, логистических и торговых компаниях. С 2003 года занимается преподавательской и тренерской деятельностью.

С 2008 года занимается консалтинговой деятельностью в области управления бизнес-процессами.

Специализация: системы управления бизнес-процессами, складская логистика, автоматизация бизнес-процессов, управление персоналом.

Источник: https://probusiness.io/master_class/304-risuem-skhemu-biznes-processov-kompanii-na-primere-internet-magazina-chast-1.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.